Weiden. [Advertorial] Die Steuerberater Peter Meier und Erwin Lehner von der Steuerkanzlei meier+lehner sprechen offen über die digitale Finanzbuchhaltung: Welche Vorteile ergeben sich dabei für den Unternehmer und wie gestaltet sich die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und externem Dienstleister?
Welche Arbeitsprozesse sind in vielen Betrieben derzeit noch Standard, wenn es um die monatliche Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für deren Mitarbeiter geht?
Peter Meier: Erstellt der Arbeitgeber die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst, bedeutet dies, dass alle relevanten monatlichen Mitarbeiterdaten manuell zu erfassen sind. Im Anschluß wird die Abrechnung mehrfach ausgedruckt, kuvertiert dem Mitarbeiter übergeben oder zugesandt und die Abschriften abgelegt.
Werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen von externen Dienstleistern wie z.B. Steuerberatern angefertigt, sind alle notwendigen monatlichen Daten durch den Auftraggeber bereitzustellen. Die Übermittlung erfolgt telefonisch, per E-Mail, Fax oder Post. Erfasst, bearbeitet und fertiggestellt übergibt wiederum die Kanzlei die Arbeitsergebnisse in Papierform kuvertiert und versandfertig an den Auftraggeber, der diese an seine Mitarbeiter weiterleitet. Zusätzlich werden Abschriften übergeben, die beim Auftraggeber mühevoll und zeitaufwendig sortiert und abgeheftet werden.
Warum ist die herkömmliche Arbeitsweise bei der Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen nicht mehr zeitgemäß?
Erwin Lehner: Aufwendiges und umständliches Erfassen von relevanten Daten und Versenden an die Kanzlei sowie das Abheften, Sortieren und Aufbewahren der Lohnunterlagen kostet nicht nur viel Zeit, sondern neben den Bearbeitungskosten entstehen zusätzlich Kosten für Aufbewahrung und Archivierung.
Erstellt der Betrieb die Abrechnung selbst, benötigt er aktuelle und rechtssichere Hard- und Software sowie qualifiziertes Personal für die Bearbeitung. Weiterbildungskosten und das Problem, dass Personalsachbearbeiter durch Krankheit und Urlaub ausfallen können muss zusätzlich ablauforganisatorisch eingeplant werden. Wiederum verdeutlichen festgelegte Abrechnungszeiträume sowie genau einzuhaltende Fristen gegenüber Finanzamt, Sozialversicherung etc., welchen Problemen sich der Unternehmer permanent stellen muss.
Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es, dass Unternehmen diese Probleme vermeiden?
Meier: Der Einstieg in die digitale Zusammenarbeit mit der digitalen Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsdokumente durch einen externen Dienstleister ist zukunftsweisend, kostensparend, kalkulationssicher und absolut praxiserprobt.
Außerdem lässt sich mittlerweile ein Trend zur Auslagerung von Verwaltungsdienstleistungen bei Unternehmen erkennen. Beispielsweise wollen oder können viele Betriebe rechtlich anspruchsvolle Verwaltungsaufgaben im Bereich Personalmanagement und Finanzbuchhaltung mangels Qualifikation, fehlendem Personal oder fehlender EDV–Infrastruktur alleine nicht mehr bewältigen.
Können Sie beschreiben, wie man sich die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und externen Dienstleister, wie dem Steuerberater, im Bereich Personalverwaltung vorstellen muss?
Lehner: Mittels einer eigens für den Unternehmer eingerichteten Online-Plattform können wir dem Kunden die Lohndokumente, wie die Lohnabrechnung, die Personalkostenübersicht oder das Lohnjournal, nach der Abrechnung direkt bereitstellen. Lohnunterlagen wie Arbeitsverträge kann der Unternehmer einscannen und über die digitale Personalakte übertragen. Versehen mit Schlagworten und zentral abgelegt stehen die Lohnunterlagen jederzeit allen Beteiligten in einer Cloud zur Verfügung. Dabei werden höchste Anforderungen an Datenschutz und –sicherheit erfüllt.
Zusätzlich kann den Mitarbeitern die Lohn- und Gehaltsabrechnung ebenfalls digital und direkt über ein Arbeitnehmer Online-Portal zugestellt werden.
Welche Vorteile ergeben sich durch das sogenannte Outsourcen solcher Dienstleistungen für den Unternehmer?
Meier: Zuallererst können sich die Unternehmen als moderner Arbeitgeber präsentieren, die dem Mitarbeiter dadurch verdeutlichen, dass für das Unternehmen das „digitale Zeitalter“ nun auch angekommen ist.
Unternehmen und Dienstleister können unabhängig voneinander arbeiten und stets dieselbe Datenbasis verwenden.
Zudem lassen sich die zur Lohn- und Gehaltsabrechnung relevanten Daten mit der Lohnvorerfassung online über die Cloud erfassen. Der Unternehmer kann somit online dem Dienstleister von den Stammdaten der Mitarbeiter, wie Name und Adresse, bis hin zu den monatlichen Daten, wie gearbeitete Stunden oder Krankheitstage, alles übermitteln.
Der permanente Zugriff des Unternehmers auf Auswertungen, die Reduzierung manueller Tätigkeiten und die Möglichkeit, ortsunabhängig Arbeiten zu können führen dazu, dass der Unternehmer mehr Zeit für sein eigentliches Kerngeschäft hat und zudem auch noch Platz spart, denn die Daten sind ja bereits archiviert.
Über ein eigens für Arbeitnehmer eingerichtetes Abrechnungsmodul lassen sich Brutto/Netto-Abrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen bereitstellen. Das Verteilen der Abrechnungen sowie das monatliche Porto für den Versand entfallen. Auf sicherem Weg kann sich der Arbeitnehmer per smsTAN authentifiziert, registriert jederzeit anmelden, um seine Lohndokumente einzusehen.
Lehner: Der Firmenchef entlastet den kaufmännischen Bereich seines Betriebs und erhält aus der Cloud fertige Zahlen oder Dokumente jederzeit und ohne sich Gedanken hinsichtlich Termine, Fristen etc. machen zu müssen. Aus kostentechnischer Sicht bietet dem Unternehmer das Outsourcen insbesondere Kalkulationssicherheit.
Sie bieten ja bereits seit fast zehn Jahren auch im Bereich der digitalen Finanzbuchhaltung mit Ihrem Unternehmensbereich „büro light“ Unternehmen die Möglichkeit, digital ohne Originalbelege die Finanzbuchhaltung zu erstellen. Hat sich diese Zusammenarbeit bewährt und was waren damals Ihre Beweggründe, den Einstieg in die digitale Welt zu wagen?
Lehner: Richtig, bereits seit 2009 arbeiten wir intensiv auf dem Gebiet der digitalen Finanzbuchhaltung. Nach Angaben unseres Software-Systempartners waren wir damals deutschlandweit unter den ersten Steuerkanzleien, die den Einstieg in die „beleglose, digitale Finanzbuchhaltung“ gewagt haben. Nachdem uns die Möglichkeit eingeräumt wurde, praxistauglich und –erprobt diesen Systemwechsel zu wagen, konnten wir nicht widerstehen.
Die Begeisterung für diese neuartigen Bearbeitungswege führe ich auf meine bisherige berufliche Vergangenheit zurück. Bereits während meines Studiums habe ich mich intensiv mit dem Themenkomplex „LOGISTIK“ beschäftigt. Meine Diplomarbeit widmete ich dem Thema „Aufbau eines Kennzahlensystems im Bereich des Logistik-Controlling“. Die Optimierung von Betriebs- und Produktionsabläufen und deren alltäglichen Herausforderungen sind von jedem Unternehmen täglich zu bewältigen. Hierzu einen Lösungsbeitrag für bestimmte Bereiche der betrieblichen Verwaltung anbieten zu können, ist doch faszinierend.
Dem logistischen Grundgedanken folgend, „just in time“, also sozusagen parallel neben einem Auftraggeber als externer Dienstleister im Bereich Finanzbuchhaltung, Lohn und Steuern Unternehmen die Möglichkeit anzubieten, beleglos, zeitnah und digital Aufträge abzuarbeiten hat uns überzeugt.
Meier: Außerdem sind wir selbst als Unternehmer und Gesellschafter einer Steuerkanzlei täglich mit der eigenen Personalverwaltung und Finanzbuchhaltung beschäftigt. Beispielsweise haben wir bereits nach unserer Unternehmensgründung im Jahr 1999 unsere eigene Personalverwaltung an eine Steuerkanzlei in München outgesourced, obwohl wir diese Dienstleistung eigentlich selbst erbringen könnten.
Ablauforganisatorische und datenschutzrechtliche Gründe sowie der Umstand, dass wir zusätzlich unter dem Gesichtspunkt der „Verschwiegenheit“ Personal und Raum stellen müssten, haben uns dazu bewogen, zu einem planbaren Festpreis diese Dienstleistungen extern erstellen zu lassen.
Feste Preise und Tarife für diese Tätigkeiten bieten uns Kalkulationssicherheit. Nicht unerheblich war auch, dass insbesondere in dem „sensiblen“ Bereich Personalverwaltung viele Fristen einzuhalten sind, die bei Ausfall des Sachbearbeiters durch Krankheit, Urlaub und Fortbildung ggf. unvorbereitet zu Irritationen führen würde. Deshalb sind wir überzeugt, dass die Bearbeitung unserer eigenen Mitarbeiterangelegenheiten unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten bei einem externen Steuerberater in den besten Händen ist.
Wie planen und organisieren Sie in Ihrer Kanzlei den weiteren Digitalisierungsprozess sowohl intern als auch extern für Ihre Kunden?
Lehner: Aktuell haben wir eine kanzleiinterne Arbeitsgruppe „DIGI – MAN“ (Digitialisierung-Mandant) gebildet, die sich ausschließlich für die neu entwickelten Technologien unseres Systempartners beschäftigt.
Mögliche interne und externe Einsatzoptionen der vielfältigen Digitalisierungsalternativen werden auf Praxistauglichkeit getestet. Hierzu ist erforderlich, dass wir unsere Kunden sehr gut kennen um genau abzuwägen, welche Optionen zu welchem Zeitpunkt organisatorisch überhaupt umsetzbar sind. Denn eines darf man bei all den vielfältigen, bereits bestehenden Möglichkeiten der Digitalisierung niemals vergessen, jeder Kunde hat individuelle, eigene Unternehmensbesonderheiten, die eine Umsetzung und Implementierung von Digitalisierungsmodulen jeweils zu einem höchst individuellen Prozess werden lassen.
Meier: Zusätzlich werden durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen unserer Mitarbeiter auch die theoretischen rechtlichen und steuerrechtlichen Themenkomplexe der Digitalisierung vorangetrieben. Erst in diesem Monat hat der Leiter unserer Arbeitsgruppe DIGI – MAN erfolgreich beim IFU-Institut und der International School of Management in München den Fachexperten-Lehrgang „Zertifizierte Fachkraft für die Digitalisierung der Kanzlei (IFU/ISM)“ absolviert.